Как HR-менеджеру сэкономить 100 часов в год на обучении сотрудников

«Маша, покажи Диме, как заводить заявку в CRM. Да, я знаю, ты уже показывала Саше. И Олегу. И ещё троим до них. Но Дима новенький.» Знакомо? Если вы HR-менеджер, этот разговор происходит в вашей компании прямо сейчас. Только вместо CRM — настройка VPN, вместо Маши — другой замученный наставник, а вместо Димы — очередной новичок с теми же вопросами, что и пятеро до него.

Видео-обучение сотрудников экономит HR-отделу до 100 часов в год. Не потому что кто-то быстрее бегает, а потому что одну и ту же инструкцию больше не нужно повторять каждому лично. Давайте разберём, откуда берутся эти часы, и как вернуть их себе.

Сколько на самом деле стоит обучение одного сотрудника

HR обычно считают бюджет на обучение: курсы, тренинги, вебинары. Но есть расходы, которые не попадают ни в одну табличку — время наставников.

Каждый новый сотрудник — это 15-20 часов повторяющихся объяснений в первый месяц. Настройка рабочего окружения, знакомство с CRM, «а как у нас оформляют отпуск», «а куда писать, если сломался принтер». Наставник объясняет одно и то же пятому человеку с тем же энтузиазмом, что и первому. То есть никаким.

Вот простая формула:

Количество новичков в год x 15 часов x стоимость часа наставника = скрытые расходы на обучение

Компания из 50 человек, текучка 20% — это 10 новичков в год. 10 x 15 = 150 часов. Три полных рабочих недели одного специалиста. Уходят не на проекты, не на продукт — а на фразу «нажми третью кнопку слева».

По данным eLearning Industry, компании с выстроенными программами обучения зарабатывают на 218% больше в расчёте на сотрудника. Но выстроенная программа — это не «Маша объяснит».

Калькулятор экономии: подставьте свои цифры

Хватит абстракций. Вот таблица — подставьте данные вашей компании и покажите руководителю.

Онлайн-обучение сокращает время освоения материала на 40-60% и повышает удержание знаний на 25-67% по сравнению с живыми объяснениями. Не потому что видео волшебное — а потому что его можно перемотать, пересмотреть и не стесняться переспрашивать у экрана.

5 процессов, которые HR может заменить видео-инструкциями уже сегодня

Не нужно переделывать всю систему обучения разом. Начните с пяти процессов, которые отнимают больше всего времени наставников.

1. Настройка рабочего окружения

Самый частый вопрос первого дня: «Как подключить почту / CRM / Slack / VPN?». Наставник показывает это каждому новичку. Каждый. Раз. Заново.

Скринкаст на 3 минуты — «вот так настраиваем почту, вот так подключаемся к VPN» — записывается один раз и работает, пока интерфейс не изменится. А если изменится — перезапись займёт 5 минут, а не 15 часов.

2. Знакомство с корпоративными системами

«Маша, покажи ещё раз, как создать заявку в 1С.» Маша уже подумывает сменить профессию на что-то менее объяснительное.

Один видео-гайд по каждой корпоративной системе — и Маша снова может заниматься своей работой. Новички получают ссылку в первый день вместо созвона в первый час.

3. Процессы и регламенты

Как оформить отпуск. Как заказать пропуск. Как заполнить авансовый отчёт. Скучно объяснять один раз, мучительно — в третий. На пятом новичке наставник начинает объяснять с интонацией робота.

Видео «как оформить отпуск за 2 минуты» — это инвестиция в психическое здоровье всего отдела.

4. Продуктовое обучение

Менеджеры по продажам должны знать продукт. Но еженедельные созвоны «давайте повторим новую фичу» — это 30 минут x 10 человек = 5 часов командного времени каждую неделю.

Видео-библиотека продуктового обучения: записали демо один раз — новый менеджер смотрит в первый день, опытный — когда нужно освежить память. Подробнее о видео-инструкциях для онбординга.

5. Обратная связь и ревью

HR записывает видео-ревью по результатам испытательного срока. Это персональнее текста (слышен тон, видна мимика) и не требует согласования времени на созвон. Сотрудник смотрит когда готов воспринимать, а не когда у HR окно в календаре.

Почему асинхронная коммуникация эффективнее созвонов — мы подробно разбирали в отдельной статье.

Как создать видео-базу знаний для обучения: 4 шага

Шаг 1. Составьте список повторяющихся объяснений

Опросите наставников: «Что вы объясняете каждому новому сотруднику?» Обычно набирается 10-15 процессов. Отсортируйте по частоте — начните с топ-5.

Можно просто попросить наставников в течение недели записывать каждый раз, когда они что-то объясняют новичку. Результат вас неприятно удивит.

Шаг 2. Запишите первые 5 видео

Не нужно студийное качество. Не нужен монтаж. Нужен экран с голосом. Формат: 2-5 минут на один процесс.

Qreata позволяет записать скринкаст прямо из Chrome — ссылка готова через секунду после записи. Без скачивания файлов, без загрузки на YouTube, без борьбы с корпоративным файлообменником.

Первые 5 видео — это буквально час работы. Час сейчас vs 75+ часов повторений в год.

Шаг 3. Организуйте библиотеку

Структурируйте видео по ролям (продажи, разработка, маркетинг) или по этапам (первый день, первая неделя, первый месяц). Полный гайд по созданию базы знаний компании — если хотите подойти к этому системно.

Qreata позволяет организовать видео по папкам и показывает аналитику: какие видео смотрят, а какие пропускают. Если 80% новичков не досматривают видео про авансовые отчёты — может, проблема в самом процессе авансовых отчётов?

Шаг 4. Внедрите в процесс онбординга

Чеклист новичка: посмотреть видео 1-5, затем задать вопросы наставнику. Наставник отвечает только на то, что непонятно после видео. Это принципиально меняет роль наставника — из «живого учебника» он превращается в эксперта, который помогает с нюансами.

«А что если сотрудникам лень смотреть видео?» — 3 возражения и ответы

«Видео никто не будет смотреть»

83% сотрудников предпочитают видео текстовым инструкциям. Люди запоминают 95% информации из видео против 10% из текста. Но даже если кто-то не смотрит — это вопрос к процессу онбординга, а не к формату.

Кстати, Qreata показывает аналитику просмотров — вы видите, кто посмотрел видео, а кто пропустил. Если Дима «забыл» посмотреть три видео из пяти — разговор с Димой будет предметным.

«У нас всё слишком сложное для видео»

Если наставник может объяснить процесс голосом за 5 минут на созвоне — он может записать это видео за 5 минут. Разница: созвон нужен каждый раз заново, видео — один раз. Даже самый «сложный» процесс состоит из шагов. Шаги записываются на экране.

«Видео устаревают»

Перезапись 3-минутного скринкаста = 5 минут. Повторное объяснение каждому новичку = 15 часов в год. Математика на вашей стороне. И честно: интерфейс CRM не меняется каждый месяц. Большинство видео актуальны 6-12 месяцев без правок.

Чеклист: как обосновать видео-обучение перед руководителем

Руководителю не нужны слова — ему нужны цифры. Вот что положить на стол:

Компании с выстроенным обучением на 17% продуктивнее и на 21% прибыльнее. Онлайн-обучение повышает удержание сотрудников на 80%. Это не маркетинговые лозунги — это данные eLearning Industry за 2025 год.

Формула ROI для руководителя:

Экономия = (часы наставника x стоимость часа) — стоимость инструмента. При 10 новичках в год и стоимости часа наставника 2 000 руб. экономия составляет 240 000-280 000 руб. Инструмент для записи — от 0 руб. (у Qreata есть бесплатный тариф). ROI — тысячи процентов. Попробуйте найти другую инвестицию с таким возвратом.

Установите Qreata бесплатно и запишите первые 5 видео-инструкций для вашей команды за час. Один час сейчас — и 100 часов в год вернутся в работу.

FAQ

Сколько времени нужно на создание одной видео-инструкции?

2-5 минут на запись + 1-2 минуты на проверку. Итого 5-7 минут на одну инструкцию. За час можно записать 8-10 видео, которые закроют основные вопросы новичков на месяцы вперёд.

Нужно ли профессиональное оборудование для записи обучающих видео?

Нет. Встроенная камера ноутбука и микрофон — достаточно. Для скринкастов камера вообще не нужна — только запись экрана с голосом. Главное — тишина в комнате и понятные пошаговые объяснения.

Как часто нужно обновлять видео-инструкции?

Большинство инструкций актуальны 6-12 месяцев. Обновляйте только когда меняется интерфейс системы или сам процесс. Перезапись 3-минутного видео занимает 5 минут — это несравнимо с 15 часами повторных объяснений.

Подходит ли видео-обучение для сложных технических процессов?

Да. Если процесс можно объяснить на созвоне — его можно записать. Для сложных тем разбивайте на серию коротких видео по 2-3 минуты. Сотрудник может пересмотреть непонятный момент столько раз, сколько нужно — наставнику не нужно повторять.

Как понять, что видео-обучение работает?

Отслеживайте: время онбординга (должно сократиться на 40-60%), количество повторяющихся вопросов наставнику (должно упасть), скорость выхода новичка на продуктивность. Инструменты с аналитикой просмотров покажут, какие видео реально смотрят.